By på kommunale anbud

TolkePlan gör ditt tolkföretag redo för anbud

TolkePlan uppfyller helt och hållet de krav som vi är medvetna om att de svenska kommunerna har för ett reservsystem för tolkningstjänster. Lär mer om de viktigaste kraven du måste uppfylla för att vara redo för budgivning

Kommunala leveranskrav för tolkförmedling

Nedan går vi igenom de viktigaste krav som du måste uppfylla för att kunna ge erbjud på kommunala anbud av ramavtaler.

Online beställningssystemet

Ett internetbaserat ordersystem krävs, vilket bör göra det möjligt för den frågande för att registrera information, om beställaren behöver beställa tolk.

Beställning och korrigeringar

Beställningssystemet måste kunna tolka den frågande begäran och samtidigt måste det vara möjligt att göra ändringar i det.

Bekräftelse av order

Beställningssystemet ska kunna bekräfta att uppdraget har beställts.

Professionellt skyddad tillgång

Tillgång till systemet måste vara säker med användar-ID och lösenord.

Säker inloggning

Tillgång till beställningssystemet och skapande / administration av användaråtkomst måste skyddas. Användar-ID och lösenord får inte vara synliga för tredje part.

Dataskydd

Bearbetning och lagring av data måste ske i säkra händer och göras lagligt. Till exempel måste det endast vara behöriga personer som har tillgång till data. Data måste skyddas om ett systemfel skulle uppstå.

Elektroniska beställningar

Om kunden under kontraktstiden använder sitt eget orderhanteringssystem eller väljer att integrera orderhantering med ett annat system, måste leverantören kunna hantera elektroniska beställningar från det valda systemet utan ytterligare kompensation eller återbetalning.

Rules about booking

TolkePlan meets the requirements on how the customers should be able to make their orders. 

Online booking

Making and receiving orders must as a rule go through the online booking system. A demand for the booking system is that it has to run smoothly no later than 6 weeks after the system has been implemented with the customer.

Accesible 24/7

A customer can submit their orders through the online booking system. However, booking by telephone or e-mail also occurs. In this situation you have to be able to meet the customers demands around the clock.

Beställningssystem ska ge en orderbekräftelse med följande information:

  • Beställningsnummer
  • Datum/tid för beställning
  • Datum för tolkning
  • Starttid
  • Varaktighet
  • Tolkningstjänst (kontakttolkning, telefontolkning eller videotolkning).
  • Språk/dialekt
  • Adressen där tolkningen ska göras
  • Tolkens information
  • Kontaktperson, namn och telefonnummer.
  • Sökandens EAN-nummer
  • Kommentarer
  • Beställningar måste bekräftas skriftligen inom svarstider. Bekräftelsen skall ange alla de ovanstående information som dokumentation av avtalet.

Derudover skal systemet leve op til følgende regler:

  • Alla bokstäver i det svenska alfabetet måste kunna användas i systemet.
  • Det måste finnas möjlighet att välja en namngiven tolk.
  • Det bör vara möjligt att skriva ett meddelande till den valda tolk.

Det är lett att komma igång

TolkePlan är helt og hållan förenligt med alla anbudsreglerna och hjälper tolkförmedlingar att bli redo för anbud. Kontakta oss idag för att höra hur lätt det är att komma igång.