Funktioner i Tolkeplan

Samlet overblik over kunder, tolke, fakturering, statistik og historik.

Det online administrationssystem er tilgængeligt overalt. Spar tid, få overblik og simpel administration i forbindelse med tolkeopgaver.

Hurtigt og simpelt at bruge

Systemet er delt op i to områder: Kundeportal og Administrator. Tolkebureauernes kunder bruger kundeportalen, mens tolkebureauet er administrator og kan håndtere og dokumentere alt fra backenden.

Administrator
Administratorer har langt flere muligheder i systemet, end kunderne har.

Administratorer omfatter ejere og medarbejdere i tolkebureauer.

Styring, fakturering, kommunikation, statistik
Som administrator har du bl.a. adgang til kalendere for alle tolke, opgaver, tidsregistreringer, ferie m.v.

Du kan også tilgå tolkelister, statistik samt en database over kunder med historik for hver enkelt kunde eller tolk, fakturerede beløb med opdeling på tolketimer, oversættelse, transporttid og andet.

Også tolke har adgang til administratorområdet men med mere begrænset adgang.

Hjælp til at udpege den rigtige tolk til den rigtige opgave
En vigtig feature i systemet er hjælp til at udpege den rigtige tolk til en opgave. TolkePlan har et indbygget scoresystem, der altid vil foreslå den bedst egnede tolk på baggrund af historik, kompetencer, mængde af opgaver, m.v. Hvis en bruger har præference for en bestemt tolk, kan man angive dette i systemet, og herefter vil denne tolk automatisk få en højere score på opgaver til denne bruger.

På administratordelen kan tolkebureauet:

 

  • Få fuldt overblik over ordrer, opgaver og deres indbyrdes bindinger i tid og sted.
  • Administrere kunder (online kundekartotek)
  • Håndtere ordrer.
  • Styre prisaftaler pr. kunde (overarbejde, weekendtillæg, etc.)
  • Administrere tolke (sprogkompetence, løn, geografi, etc.)
  • Få hjælp til at vælge den rigtige tolk til en given opgave på baggrund af historik, kompetencer, kundepreferencer, kalendertid, afstand til opgave, m.v.
  • Se status på planlagte opgaver.
  • Foretage tidsregistrering.
  • Udveksle data med andre systemer, fx økonomi- og lønsystem.
  • Få overblik over faktureringer (fakturering pr. kunde/måned)
  • Statistik (hvor mange opgaver er løst på en måned, hvilke sprog sælger du mest på, hvilke tolke og kunder bruger du mest, etc.)
  • Udsende påmindelser og info om ændringer på SMS og e-mail.

 

Kundeportal
Området hvor tolkebureauets kunder kan få adgang til tolkesystemet.

Det kan f.eks. være et jobcenter, en kommune eller et privat firma. 

Kunderne kan selv oprette sig og får et login, hvor de selv kan gå ind og efterspørge en booking af en tolk.

En kunde kan bl.a. booke en skriftlig oversættelse, telefon-, -video- eller fremmødetolkning. Derudover kan kunden se tidligere bestillinger, hvis vedkommende er fast kunde.

Kunden kan også rette i sine stamdata eller annullere en opgave.

På kundeportalen kan kunden:
  • Booke nye opgaver
  • Bestille forskellige typer tolkeaktiviteter
  • Få fuldt overblik over ordrer, opgaver og deres indbyrdes bindinger i tid og sted.
  • Underskrive afsluttede opgaver.
  • Se status på planlagte opgaver.
  • Udskrive rekvisition.

Integration med andre it-systemer

TolkePlan kan integreres med flere forskellige it-systemer. Kontakt os for at høre mere om de mange muligheder.

e-conomic
Integreret med e-conomic
Sikrer dig orden i regnskabet.

Vi er officielt godkendte af e-conomic, og samarbejder løbende med dem, for at optimere vores platform til gavn for dig.
Med få klik kan du oprette og overføre alt dit fakturering fra TolkePlan til e-conomic. Det sikrer din forretning har et sundt cashflow, og at der løbende kan sendes fakturering uden besvær.

Lønsystem

TolkePlan er fuldt integreret med Danløn. Den dag du fakturerer, kan du gå ind og trække en liste over antal timer og aftalt pris og derefter indlæse filen i Danløn. Derefter kører det hele automatisk, og du er helt sikker på, at det er korrekte data, der afregnes efter.

TolkePlan gør lønadministration nem og effektiv samtidig med, at du får overblik over alle de tolke, der skal afregnes med. Hurtigt, simpelt og korrekt.

Økonomisystem

Et økonomiprogram omfatter bl.a. fakturering, budgetter, balance med mere. TolkePlan er som standard integreret med økonomiprogrammet e-conomic. Med få klik kan du fakturere tolkeopgaver via e-conomic.

Der er også mulighed for at integrere andre lønsystemer og økonomiprogrammer, men Danløn som lønsystem og e-conomic som økonomiprogram er standardopsætning i TolkePlan.

SMS-påmindelse

TolkePlan er komplet integreret med et intelligent SMS-system. Tolke kan få påmindelse på SMS, når de skal ud på opgaver. Tolke kan også blive informeret om eventuelle ændringer eller aflysninger af opgaver.

Du bestemmer selv, hvordan tolkene skal have information (email, SMS, eller andet). Med et tryk på 1 knap, kan du hurtigt informere om ændringer i tid og sted. Og du har altid dokumentation samlet ét sted.

 

Har du særlige ønsker?

Bruger din virksomhed et andet økonomi- eller lønsystem, så tag kontakt til os, og vi finder en løsning.