Byd på kommunale udbud

TolkePlan gør tolkebureauer udbudsparate

TolkePlan lever fuldt op til de krav, som vi har kendskab til, at norske kommuner stiller til et bookingsystem til tolke. Lær om de vigtigste krav, du i øvrigt skal opfylde for at være udbudsklar.

Kommunale leveringskrav til tolke

Herunder gennemgår vi de vigtigste krav, som du skal leve op til for at kunne byde på kommunale udbud af tolkeopgaver og rammeaftaler.

Online bestillingssystem

Der kræves et internetbaseret bestillingssystem, som skal muliggøre, at rekvirenten (tolkebureau, privatperson eller kommune) kan registrere oplysninger, når rekvirenten skal bestille en tolk.

Overblik over bestillinger

Bestillingssystemet skal kunne tyde rekvirentens forespørgsel, men samtidig skal det være muligt at foretage ændringer i denne.

Notifikation om modtaget bestilling

Bestillingssystemet skal kunne meddele rekvirenten om, at bestillingen er modtaget, hvorefter der gives et ordrenummer.

Professionel adgangsbeskyttelse

Adgang til systemet skal være sikker adgang med bruger-id og adgangskode.

Sikkert login

Adgang til bestillingssystemet og oprettelse/administration af brugeradgang skal være beskyttet. Bruger-id og adgangskode må ikke kunne gennemskues af 3. part.

Beskyttelse af data

Behandling og opbevaring af data skal være i trygge hænder og ske på lovlig vis. Det må for eksempel kun være autoriserede personer, som der har adgang til data. Data skal være beskyttet, hvis en systemfejl skulle forekomme.

Elektroniske bestillinger

Hvis kunden i kontraktperioden tager eget system til ordrehåndtering i brug eller vælger at integrere ordrehåndtering i et andet system, skal leverandøren kunne håndtere elektroniske bestillinger fra det valgte system uden ekstra kompensation eller godtgørelse.

Regler ved bestilling af ordre

TolkePlan lever også op til reglerne om, hvordan kunderne skal bestille tolkning.

Online ordreafgivelse og -bestilling

En ordreafgivelse og modtagelse af bestillinger skal som udgangspunkt ske igennem systemet. Et krav til bestillingssystemet er, at det skal fungere optimalt senest 1,5 måneder efter, at systemet er implementeret hos kunden.

Online døgnet rundt

Kunden bestiller sin ydelse gennem bestillingssystemet. Telefonisk bestilling eller bestilling per mail kan dog opstå. Her skal leverandøren være i stand til imødekomme kundernes efterspørgsler på alle tider af døgnet.

Bestillingssystemet skal give en ordrebekræftelse med følgende oplysninger:

  • Ordrenummer
  • Dato/tidspunkt for bestilling
  • Dato for tolkning
  • Starttidspunkt
  • Varighed
  • Tolkeform (tolkning ved fremmøde, telefontolkning eller videotolkning).
  • Sprog/dialekt
  • Adressen hvor tolkningen skal ske
  • Tolk samt ved delaftale 2, tolkens arbejdes e-mail adresse
  • Kontaktperson (rekvirentens kontakt), med angivelse af navn og telefonnr.
  • Rekvirentens EAN-nummer
  • Bemærkninger
  • Ordrer skal bekræftes skriftligt inden for responstiderne, jf. nedenfor. Af bekræftelsen skal alle ovennævnte oplysninger fremgå som dokumentation for det aftalte.

Derudover skal systemet leve op til følgende regler:

  • Alle bogstaver i det danske alfabet skal kunne anvendes i systemet.
  • Der skal være mulighed for at vælge en navngiven tolk.
  • Det skal være muligt at skrive en besked til den valgte tolk.
  • Når der bestilles en navngiven tolk, aftales mødetidspunkt i fællesskab. Leverandøren skal altid kunne tilgå information om tolkebestilling.

Det er nemt at komme i gang

TolkePlan lever fuldt ud op til alle udbudsregler og hjælper tolkebureauer med at blive udbudsklar. Kontakt os i dag for at høre, hvor let det er at komme i gang.